美国ASI和SAGE客户发了一份文件过来，需要下面的文件，比如CP575,Letter 147-c,Form SS-4分别代表什么意思

核心意思概括

对方机构要求您提供一份由美国国税局直接签发的、能够官方证明您的雇主识别号的有效文件。他们需要此文件来确保他们的记录与国税局的记录一致，以便进行准确的税务申报（例如，为您支付款项后需要提交1099表等）。

为什么？

他们正在进行严格的供应商信息审查，他们需要将您的EIN与IRS数据库进行匹配。他们只信任由IRS直接发出的、包含您完整EIN号码的官方文件。 您现在需要做的很简单：找到您的“CP575”或“在线申请确认PDF”。如果找不到，就立即打电话给IRS申请“Letter 147C”。


三者关系总结

我们可以用一个简单的比喻来理解：

  • FORM SS-4：就像大学的入学申请表。
  • EIN号码：就像大学分配给您的学号。
  • CP575：就像您被录取后收到的录取通知书和学籍证明。
  • LETTER 147C：就像您弄丢了录取通知书后，向学校申请补发的学籍证明信。

流程图示

正常流程：

填写 FORM SS-4 → 提交申请 → 成功获得EIN → 收到 CP575 → 妥善保管

补救流程：

丢失CP575 → 联系IRS，核实身份 → 收到 LETTER 147C → 作为替代证明

重要提示

  1. 妥善保管：一旦收到CP575，请务必将其作为重要文件妥善、安全地保管好，最好进行扫描存档。
  2. 在线申请优势：通过IRS官网在线申请EIN，在会话结束后会立即生成一个包含您EIN信息的PDF文件，您可以立即打印。这个PDF文件在法律上等同于CP575，可以用于开立银行账户等事宜。纸质版的CP575会在几周后邮寄给您。
  3. 安全警告：EIN是您企业的敏感信息，应像保护社会安全号一样保护它，避免不必要的泄露。


To Whom it May Concern,

Please provide one of the following IRS documents listed below for verification. These

records are necessary to ensure that our records match the IRS' records for reporting

purposes.

1Form SS-4 (Confirmation from IRS, not application)

2CP 575

3Letter 147-C (letter must include full 9-digit tax ID)

IRS document needed:

A confirmation letter can be requested by calling the IRS business & specialty tax

line at 800-829-4933,7am-10pm,Monday-Friday.

PLEASE DO NOT include a W9, state business license, State Dept. of Revenue

documents, Secretary of State documents or anything written by you or your

accountant as these are NOT valid forms of verification.



核心意思概括

对方机构要求您提供一份由美国国税局直接签发的、能够官方证明您的雇主识别号的有效文件。他们需要此文件来确保他们的记录与国税局的记录一致，以便进行准确的税务申报（例如，为您支付款项后需要提交1099表等）。

详细解读和要求分析

  1. “To Whom it May Concern,”
  • 这是一封正式的证明信要求函。
  1. “Please provide one of the following IRS documents listed below for verification.”
  • 关键点：他们接受以下三种文件中的任意一种。但请注意他们对SS-4的特殊要求。
  1. 可接受的文件列表（三者选一即可）：
  • “Form SS-4 (Confirmation from IRS, not application)”
  • 解读：这里指的绝不是您自己填写的那份空白的或未提交的申请表。它指的是您通过IRS在线申请系统成功后，立即生成并可供下载的那个PDF确认文件。这个文件上有IRS的确认信息，在法律上等同于CP575。
  • “CP 575”
  • 解读：这是最标准、最正式的EIN分配通知书。如果您是通过传真或邮寄方式申请的，IRS会通过邮寄方式将这份文件寄给您。
  • “Letter 147-C (letter must include full 9-digit tax ID)”
  • 解读：这是您丢失了CP575或在线确认函后，向IRS申请补发的EIN验证信。他们特别强调，这封信上必须包含完整的9位数的EIN号码。
  1. “IRS document needed: A confirmation letter can be requested by calling the IRS...”
  • 解读：这是在提示您，如果您没有上述文件，应该如何获取。他们直接提供了IRS商业税务专线的电话号码和工作时间，让您去申请Letter 147C。
  1. 非常重要的禁止条款 - “PLEASE DO NOT include...”
  • 解读：他们明确不接受以下文件。如果您提交了这些，申请很可能会被拒绝或延迟。
  • W-9表格：这是您自己填写并签字的，不是IRS的官方证明。
  • 州营业执照
  • 州税务局的文件
  • 州务卿的文件（公司注册文件）
  • 您或您的会计师自行编写的任何证明信
  • 核心原因：所有这些文件都可能包含您的EIN，但它们都不是来自IRS的直接确认。对方需要从源头（IRS）验证您EIN的真实性和有效性。

您的行动指南

根据您手头现有的文件，请按以下优先级操作：

  1. 最佳情况：如果您还保存着当初在线申请EIN后立即下载的PDF确认文件，直接打印这份文件提交即可。这就是他们所说的“Form SS-4 (Confirmation from IRS)”。
  2. 次佳情况：如果您还保存着IRS邮寄给您的CP575通知书，直接将这份文件的复印件提交即可。
  3. 补救情况：如果以上两份文件都找不到了，那么您必须按照信中的指示：
  • 拨打 800-829-4933 这个电话。
  • 选择“Business & Specialty Tax Line”。
  • 向IRS客服代表说明您需要一份 “Letter 147C” 来验证您的EIN。
  • 您需要回答一些安全问题来验证您的身份（通常是SS-4上的信息，如公司名称、负责人姓名、地址、SSN等）。
  • IRS通常会通过传真或邮寄方式将Letter 147C发给您。如果时间紧急，可以请求传真，这样最快。

总结

对方机构（南卡罗来纳州采购局）正在进行严格的供应商信息审查，他们需要将您的EIN与IRS数据库进行匹配。他们只信任由IRS直接发出的、包含您完整EIN号码的官方文件。

您现在需要做的很简单：找到您的“CP575”或“在线申请确认PDF”。如果找不到，就立即打电话给IRS申请“Letter 147C”。



1. FORM SS-4 - 申请表格

是什么？

FORM SS-4 是雇主识别号 的官方申请表。您需要填写这份表格并向美国国税局提交，以申请一个EIN。

  • EIN（Employer Identification Number）：也称为联邦税号，是国税局为在美国经营业务的实体（如公司、合伙企业、有限责任公司、非营利组织，甚至是有雇员的个人）分配的独一无二的九位数号码（格式：12-3456789）。它相当于企业的“社会安全号”。
  • 用途：EIN是开立美国商业银行账户、申请营业执照、报税、雇佣员工等商业活动的必备条件。
  • 申请方式：可以通过多种方式提交SS-4表格：
  • 在线申请（最推荐、最快）：在IRS官网进行，完成后立即获得EIN。
  • 传真申请
  • 邮寄申请
  • 电话申请（仅适用于国际申请人）

简单来说：FORM SS-4是您为了“得到”EIN而必须填写的“申请书”。

2. CP575 - 确认通知书

是什么？

CP575 是国税局在您成功申请到EIN后，向您发出的官方确认信。这是您的EIN的正式证明文件。

  • 内容：这封信上清晰地印有您的公司名称、地址和您刚获得的EIN号码。
  • 重要性：这是证明您公司拥有合法EIN的最重要文件。在开立银行账户时，银行通常会要求您出示CP575通知书的原件或复印件。
  • 格式：这是一份带有“CP575”代码的正式信函，通常是通过邮寄方式寄送到您在SS-4表格上填写的地址。

简单来说：CP575是您成功获得EIN后，国税局发给您的“确认函”或“证书”，用于证明您拥有这个号码。

3. LETTER 147C - 验证函

是什么？

LETTER 147C 是当您丢失了CP575通知书后，向国税局申请获取的EIN验证信。

  • 使用场景：如果您不慎丢失了原始的CP575文件，而银行或其他机构又要求您提供EIN证明，您就需要联系IRS申请这份147C信件。
  • 如何获取：您需要拨打IRS的商业税务专线，通过电话完成身份验证后，IRS会通过传真或邮寄的方式将这份信件发给您。
  • 与CP575的区别：
  • CP575是首次分配EIN时的通知。
  • LETTER 147C是后续验证一个已存在EIN的通知。两者的内容和法律效力基本相同，都是EIN的有效证明，只是发出的原因和时机不同。

简单来说：LETTER 147C是CP575的“替代品”或“补办证明”，当您弄丢了原始证明文件时使用。



要求提供EIN文件合理吗？

非常合理，这是一个非常常见且标准的商业要求。

您可以这样理解：当对方要求用e-check支付时，就相当于在中国，对方公司要通过公对公银行转账向您的公司支付一笔款项。为了完成这次付款并做好他们的会计和税务记录，他们必须准确记录收款方的正式公司名称和税号。

对于美国公司来说，这个“税号”就是EIN。

为什么客户要求提供EIN文件是合理的？

  1. 税务合规要求：
  • 在美国，公司向另一个公司支付款项（特别是服务费、货款等），如果一年内累计支付超过600美元，付款方通常需要向国税局提交一份 Form 1099-NEC 来报告这笔支出。
  • 为了准确填写这份表格，他们必须获取并记录收款方的正确法律名称和EIN。如果他们无法获取，在某些情况下甚至可能需要预扣一部分税款。
  • 您提供的CP575文件（即您刚才翻译的那份通知）是证明您公司EIN和法定名称的最权威文件。
  1. 验证信息准确性：
  • 他们需要确保他们记录在案的EIN和公司名称与IRS的官方记录完全一致。任何拼写错误或数字错误都会导致他们提交的税务文件出错，从而可能引发IRS的质询。
  • 直接要求提供官方文件，是避免人为抄写错误的最可靠方法。
  1. 防止欺诈和验证公司真实性：
  • 要求官方税务文件也是一种尽职调查，可以确认您是一家在美国IRS正式注册、有合法身份的生意实体，而不是一个空壳或欺诈单位。

您应该如何操作？

  1. 提供正确的文件：
  • 您手上刚刚翻译的这份 CP575通知书，正是客户要求提供的“EIN文件”。它是完美的证明。
  • 您可以将这份通知书的清晰扫描件或照片发给客户。通常不需要提供原件。
  1. 提供文件时的注意事项（重要！）：
  • 只提供必要页面：通常只需要提供包含您公司名称、地址和EIN号码的第一页即可。您可以根据情况决定是否提供整个文件。
  • 考虑添加水印：为了保护您的敏感信息，您可以在发送的PDF文件或图片上添加一个水印，例如“For [客户公司名称] Payment Verification Only”（仅供[客户公司名称]付款验证使用）。这是一个很好的安全做法。
  • 通过安全渠道发送：最好通过加密邮件或安全的客户门户网站发送，避免通过不安全的即时通讯工具。

总结

客户的要求是完全合理、合法且标准的商业操作。

您无需担心，这正是美国商业环境中标准付款流程的一部分。您只需要将您拥有的CP575通知书的电子版提供给客户，就可以满足他们的要求，并顺利通过e-check接收付款。

简单来说：对方公司需要您的EIN文件，是为了给您付款的同时，向美国国税局证明他们把钱付给了谁。这是法律要求，也是对您公司身份的确认。